Das Digitalisieren von Dokumenten ist einer der wesentlichsten Faktoren der Digitalisierung. Es ist auch einer der ersten konkreten Schritte, der verhältnismässig einfach umsetzbar ist. Der Nutzen ist unmittelbar vorhanden, sobald eine professionelle Scan- und Archivierungslösung eingeführt ist. Sie sparen Platz, weil die revisionssichere Ablage der Digitalen Dokumente dazu führt, dass Sie kein physisches Ordner-Archiv mehr führen müssen. Die elektronisch abgelegten Dokumente sind über eine Volltextsuche (auch Inhalt des Dokuments) sehr schnell auffindbar. Ist diese Grundlage einmal geschaffen, kann man in einem nächsten Schritt sogenannte Workflows einführen, das heisst manuelle wiederkehrende Arbeitsprozesse vollständig zu automatisieren. Der Produktivitätsgewinn ist enorm.